Ya en su Informe anual de 1997 el Defensor del Pueblo Europeo definió así la mala administración:
“se produce mala administración cuando un organismo público no obra de conformidad con las normas o principios a los que debe obligatoriamente atenerse”.
Según el preámbulo del Reglamento (CE) n° 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión, “con objeto de garantizar el pleno respeto del derecho de acceso, debe aplicarse un procedimiento administrativo de dos fases, ofreciendo la posibilidad adicional de presentar recurso judicial o reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo”.
En cuanto a los plazos del referido procedimiento administrativo, el Reglamento establece lo siguiente:
“Artículo 7
Tramitación de las solicitudes iniciales
- Las solicitudes de acceso a los documentos se tramitarán con prontitud. Se enviará un acuse de recibo al solicitante. En el plazo de 15 días laborables a partir del registro de la solicitud, la institución o bien autorizará el acceso al documento solicitado y facilitará dicho acceso con arreglo al artículo 10 dentro de ese plazo, o bien, mediante respuesta por escrito, expondrá los motivos de la denegación total o parcial e informará al solicitante de su derecho de presentar una solicitud confirmatoria conforme a lo dispuesto en el apartado 2 del presente artículo.
- En caso de denegación total o parcial, el solicitante podrá presentar, en el plazo de 15 días laborables a partir de la recepción de la respuesta de la institución, una solicitud confirmatoria a la institución con el fin de que ésta reconsidere su postura.
- Con carácter excepcional, por ejemplo, en el caso de que la solicitud se refiera a un documento de gran extensión o a un gran número de documentos, el plazo previsto en el apartado 1 podrá ampliarse en 15 días laborables, siempre y cuando se informe previamente de ello al solicitante y se expliquen debidamente los motivos por los que se ha decidido ampliar el plazo.
- La ausencia de respuesta de la institución en el plazo establecido dará derecho al solicitante a presentar una solicitud confirmatoria.
Artículo 8
Tramitación de las solicitudes confirmatorias
- Las solicitudes confirmatorias se tramitarán con prontitud. En el plazo de 15 días laborables a partir del registro de la solicitud, la institución o bien autorizará el acceso al documento solicitado y facilitará dicho acceso con arreglo al artículo 10 dentro de ese mismo plazo, o bien, mediante respuesta por escrito, expondrá los motivos para la denegación total o parcial. En caso de denegación total o parcial deberá informar al solicitante de los recursos de que dispone, a saber, el recurso judicial contra la institución y/o la reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo, con arreglo a las condiciones previstas en los artículos 230 y 195 del Tratado CE, respectivamente.
- Con carácter excepcional, por ejemplo, en el caso de que la solicitud se refiera a un documento de gran extensión o a un gran número de documentos, el plazo previsto en el apartado 1 podrá ampliarse en 15 días laborables, siempre y cuando se informe previamente de ello al solicitante y se expliquen debidamente los motivos por los que se ha decidido ampliar el plazo.
- La ausencia de respuesta de la institución en el plazo establecido se considerará una respuesta denegatoria y dará derecho al solicitante a interponer recurso judicial contra la institución y/o reclamar ante el Defensor del Pueblo Europeo, con arreglo a las disposiciones pertinentes del Tratado CE”.
Nos parece evidente que la posibilidad excepcional de la prórroga del plazo en ambas fases administrativas (solicitudes iniciales y solicitudes confirmatorias), se refiere a impedimentos relativos, exclusivamente, a las características de la propia solicitud o documento solicitado, no a la presunta carga de trabajo que pueda tener el receptor/tramitador de la solicitud de acceso.
Sin embargo, no es infrecuente la prórroga de los plazos (muchas veces en ambas fases administrativas) alegando la genérica carga de trabajo del servicio, lo cual constituye, en mi opinión un caso de mala administración:
“Su solicitud se está tramitando actualmente. Sin embargo, teniendo en cuenta el volumen y la naturaleza de las solicitudes de acceso a los documentos que el Servicio Jurídico está tramitando, no estaremos en condiciones de finalizar la tramitación de su solicitud en el plazo de 15 días hábiles, que expira hoy, 3 de enero de 2022.
Por este motivo, dicho plazo se ampliará en 15 días hábiles, de conformidad con el apartado 3 del artículo 7 del Reglamento (CE) nº 1049/2001, y expirará el 24 de enero de 2022”.
Recientemente, la Defensora del Pueblo Europeo ha reclamado la modernización de la referida norma europea de acceso a los documentos (Ombudsman calls for EU access to documents law to be modernised).
Puede verse: