Decisión de la Defensora del Pueblo Europeo sobre el tiempo que tarda el Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD) en tramitar dos reclamaciones (asunto 3454/2025/TM).
Asunto 3454/2025/TM -Decisión del 21 de julio de 2026.
El asunto se refería al tiempo que tardó el Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD) en pronunciarse sobre dos reclamaciones presentadas por el mismo reclamante en 2023 en relación con el tratamiento de los datos personales del reclamante.
En el curso de la investigación de la Defensora del Pueblo, el SEPD proporcionó explicaciones razonables sobre la tramitación de los casos y el retraso. El SEPD también ha finalizado su evaluación preliminar de las cuestiones planteadas.
El Defensor del Pueblo también señaló que el SEPD adoptó medidas destinadas a abordar su retraso para evitar situaciones similares en el futuro y, por lo tanto, cerró el caso con la conclusión de que no estaban justificadas más investigaciones.
Antecedentes de la denuncia
- El denunciante es un miembro del personal de la UE. En junio de 2023, presentaron dos reclamaciones separadas al Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD) sobre el tratamiento de sus datos personales por parte de su empleador, una institución, órgano, oficina o agencia de la UE (IBOA) y otras cuestiones organizativas y técnicas para garantizar que los datos personales de los miembros del personal se traten de manera adecuada.
- En junio de 2023, el SEPD decidió tramitar una de las dos reclamaciones y pidió a la IBOA en cuestión que presentara observaciones.
- En julio y septiembre de 2023, el denunciante envió información adicional en relación con la segunda denuncia. En noviembre de 2023, el SEPD decidió seguir adelante con la segunda reclamación.
- En octubre de 2023 y marzo de 2024, en relación con las dos denuncias en cuestión, el denunciante envió información adicional y formuló nuevas alegaciones. El SEPD solicitó aclaraciones adicionales a la IBOA.
- En septiembre de 2025, el SEPD se puso en contacto con el reclamante, disculpándose por el retraso en la tramitación de sus dos reclamaciones, y añadió que ambas se estaban tratando con carácter prioritario.
- En octubre de 2025, el reclamante facilitó más información al SEPD a raíz de una sentencia conexa del Tribunal General de la UE. En noviembre de 2025, el reclamante solicitó al SEPD un calendario para finalizar su evaluación. El SEPD respondió que estaba evaluando la sentencia y que aún no estaba en condiciones de facilitar el calendario solicitado. El SEPD reiteró que ambos casos se estaban tratando con carácter prioritario.
- En diciembre de 2025, insatisfecho con la forma en que el SEPD manejó el asunto, el reclamante recurrió al Defensor del Pueblo.
La investigación
- La Defensora del Pueblo inició una investigación sobre el tiempo empleado por el SEPD para decidir sobre las reclamaciones.
- En el curso de la investigación, el Defensor del Pueblo recibió la respuesta del SEPD sobre la reclamación al Defensor del Pueblo. Se dio al reclamante la oportunidad de formular observaciones sobre la respuesta del SEPD. Dado que el SEPD emitió entretanto su evaluación preliminar[1] sobre los dos casos, el reclamante optó por no presentar más observaciones en el contexto de la investigación del Defensor del Pueblo.
Argumentos presentados al Defensor del Pueblo
- El denunciante consideró que el SEPD tardó demasiado tiempo en tramitar sus reclamaciones.
- El SEPD reconoció la importancia de tramitar las reclamaciones con diligencia y en un plazo razonable y reconoció que la tramitación de las reclamaciones tardaba más de lo normal. El SEPD pidió disculpas al reclamante por el retraso. El SEPD señaló que, a lo largo de todo el procedimiento, se esforzó por mantener informado al reclamante sobre el progreso de los dos casos.
- En su respuesta al Defensor del Pueblo, el SEPD facilitó un calendario de las medidas de investigación adoptadas y alegó que el retraso estaba justificado por la complejidad de los casos, la evolución de las circunstancias de las investigaciones y las importantes limitaciones de recursos a las que se enfrentó durante el período pertinente.
- En particular, el SEPD explicó que el reclamante había presentado alegaciones e información adicionales en diferentes fases del procedimiento que ampliaron significativamente el alcance de las reclamaciones iniciales. Por lo tanto, el SEPD necesitaba tiempo para evaluar la información adicional y decidir el siguiente paso más adecuado. El SEPD explicó además que, dados los vínculos fácticos y jurídicos entre las dos reclamaciones, decidió evaluarlas conjuntamente para garantizar el grado requerido de coherencia e integridad.
- El SEPD subrayó que, durante el período en cuestión, se enfrentó a limitaciones de recursos y a un aumento significativo de su carga de trabajo. Sin embargo, reconoció que la escasez de recursos humanos no puede justificar retrasos irrazonables en la tramitación de una reclamación. A tal fin, el SEPD había puesto en marcha medidas de refuerzo del personal y otras medidas organizativas internas destinadas específicamente a racionalizar la tramitación de reclamaciones y evitar problemas similares en el futuro.
- Durante la investigación, en febrero de 2026, el SEPD adoptó su opinión preliminar sobre ambos casos[2].
Evaluación del Defensor del Pueblo
- De los principios de buena administración se desprende que los organismos de la UE deben tomar decisiones en un plazo razonable [3].Esto es especialmente cierto cuando el procedimiento se refiere a derechos fundamentales como los derechos a la protección de los datos personales y a la protección de la intimidad [4].
- Lo que es un «plazo razonable» depende de las circunstancias del caso. Los factores que deben tenerse en cuenta son, entre otros, la complejidad del asunto, el comportamiento de las partes, las distintas fases del procedimiento adoptadas por la administración y el contexto general del asunto.[5]El requisito de actuar dentro de un plazo razonable no solo se aplica a toda la duración del procedimiento, sino también al tiempo transcurrido entre cada fase del procedimiento.[6] Si la duración excede de un plazo razonable, corresponde a la administración justificar el retraso [7] e informar de forma proactiva al denunciante sobre la evolución del asunto.[8]
- En el curso de la investigación, el SEPD proporcionó explicaciones razonables para justificar parte del retraso en la evaluación de las reclamaciones. En particular, el SEPD explicó que el reclamante presentó información adicional que «ampliaba el alcance fáctico y jurídico»de las reclamaciones iniciales. Por lo tanto, era razonable que el SEPD necesitara tiempo para evaluar esta información y decidir el seguimiento más adecuado. El Defensor del Pueblo también señala que era razonable que el SEPD tramitara ambas reclamaciones conjuntamente, habida cuenta de sus vínculos fácticos y jurídicos, para garantizar un enfoque coherente y global y el pleno cumplimiento de las normas pertinentes en materia de protección de datos.
- Dicho esto, el Defensor del Pueblo señala que el SEPD tardó casi un año y medio en evaluar la información y los argumentos adicionales presentados por el reclamante y decidir sobre su siguiente paso (de marzo de 2024 a septiembre de 2025). En su respuesta al Defensor del Pueblo, el SEPD reconoció que este retraso se debía en parte a la falta de recursos.
- El Defensor del Pueblo ha sostenido anteriormente que las IBOA tienen la obligación de organizar sus servicios de manera que puedan desempeñar sus funciones.[9]El Defensor del Pueblo es consciente de las tensiones que pesan sobre la administración de la UE al tener que gestionar un número creciente de tareas y reclamaciones sin un aumento correspondiente de los recursos humanos o materiales. A este respecto, el Defensor del Pueblo acoge con satisfacción las medidas adoptadas por el SEPD en 2025 con el fin de abordar su retraso y evitar problemas similares en el futuro.
- Tras un cuidadoso examen, el Defensor del Pueblo considera que, durante la investigación, el SEPD proporcionó explicaciones razonables y convincentes para justificar el tiempo que tardó en evaluar los dos casos en cuestión. Teniendo en cuenta también que el SEPD ha facilitado ahora al reclamante una evaluación preliminar de sus dos reclamaciones, y a falta de otras observaciones del reclamante, el Defensor del Pueblo considera que no están justificadas nuevas investigaciones sobre la reclamación.
Conclusión
Sobre la base de la investigación, el Defensor del Pueblo archiva este asunto con la siguiente conclusión [10]:
Dado que, durante la investigación, el Supervisor Europeo de Protección de Datos proporcionó explicaciones razonables para justificar parte del retraso en la tramitación de las dos reclamaciones en cuestión y que ha adoptado medidas destinadas a subsanar su retraso y evitar situaciones similares en el futuro, no están justificadas más investigaciones.
Se informará de esta decisión al reclamante y al Supervisor Europeo de Protección de Datos.
Teresa Anjinho. Defensora del Pueblo Europeo. Estrasburgo, 21.7.2026
[1] De conformidad con el artículo 18 del Reglamento interno del SEPD, disponible en: https://www.edps.europa.eu/about/office-edps/edps-rules-procedure_en.
[2] De conformidad con el artículo 18 del Reglamento interno del SEPD, disponible en: https://www.edps.europa.eu/about/office-edps/edps-rules-procedure_en.
[3] Véanse, por ejemplo, las decisiones del Defensor del Pueblo en el asunto 1609/2021/VS, disponibles en: https://www.ombudsman.europa.eu/es/decision/en/158433 y en el asunto 2029/2020/PL, disponible en: https://www.ombudsman.europa.eu/es/decision/es/147845. Véase también el artículo 41, apartado 1, de la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea, disponible en https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/HTML/?uri=CELEX:12012P/TXT#d1e570-393-1.
[4] Véanse, por ejemplo, las decisiones del Defensor del Pueblo en el asunto 1888/2023/TM, disponibles en: https://www.ombudsman.europa.eu/es/decision/en/195224, y en el asunto 1609/2021/VS, disponible en: https://www.ombudsman.europa.eu/es/decision/es/158433.
[5] Véase, por ejemplo, la sentencia del Tribunal de Justicia de 17 de diciembre de 1998, Baustahlgewebe/Comisión, asunto C-185/95 P, apartado 29, disponible en: http://curia.europa.eu/juris/showPdf.jsf;jsessionid=8F1C0778C9B8C96192ACB213E890C455?text=&docid=43779&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=4441718 y la decisión del Defensor del Pueblo en el asunto 484/2015/DR, punto 28, disponible en: https://www.ombudsman.europa.eu/es/decision/es/90382.
[6] Véase, por ejemplo, la sentencia del Tribunal de Justicia de 2 de junio de 1994, De Compte/Parlamento, asunto C-326/91 P, apartado 21, disponible en: http://curia.europa.eu/juris/showPdf.jsf?text=&docid=98282&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=4442402 y la decisión del Defensor del Pueblo en el asunto 1873/2018/LM, punto 23, disponible en: https://www.ombudsman.europa.eu/es/decision/es/129250.
[7] Véase, por ejemplo, la sentencia del Tribunal de Justicia de 5 de mayo de 1983, Ditterich/Comisión, asunto 207/81, apartado 26, disponible en: http://curia.europa.eu/juris/showPdf.jsf?text=&docid=91654&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=4443230.
[8] Véanse, por ejemplo, las decisiones del Defensor del Pueblo en el asunto 1888/2023/TM, disponibles en: https://www.ombudsman.europa.eu/es/decision/en/195224 y en el asunto 1873/2018/LM, disponible en: https://www.ombudsman.europa.eu/es/decision/es/129250.
[9] Ibíd.
[10] Esta reclamación se ha tramitado en el marco de la tramitación de asuntos delegados, de conformidad con la Decisión del Defensor del Pueblo Europeo por la que se adoptan disposiciones de aplicación.
Relacionado:
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De nuevo sobre el procedimiento de infracción (artículo 226 Tratado CE) y sobre las obligaciones tributarias formales. Noticias de la Unión Europea, nº 287, diciembre 2008.
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