Decisión de la Defensora del Pueblo Europeo sobre el modo en que la Agencia Europea de Medicamentos (EMA) tramita las solicitudes de acceso del público a los documentos (asunto 2243/2022/SF)
DECISIÓN. CASO 2243/2022/SF – ABIERTO el Martes | 14 febrero 2023 – DECISIÓN del Miércoles | 13 diciembre 2023 – INSTITUCIÓN CONCERNIDA Agencia Europea de Medicamentos ( Se constató mala administración )
El caso se refería a dos prácticas que la Agencia Europea de Medicamentos (EMA) aplica al tramitar las solicitudes de acceso público a los documentos. En primer lugar, la EMA aplaza la tramitación de determinadas solicitudes de acceso público a los documentos colocándolas en una cola en el orden en que la EMA los recibe (la «cola cronológica»). En segundo lugar, la EMA limita tanto el número de documentos que los solicitantes pueden solicitar por solicitud como el número de solicitudes individuales que pueden tener en la cola en un momento dado (en lo sucesivo, «regla 5-2»).
El Defensor del Pueblo inició una investigación y pidió a la EMA que proporcionara la base jurídica para estas dos prácticas. La EMA respondió que había introducido la práctica temporal de la cola cronológica para gestionar los retos tras dos acontecimientos sin precedentes, a saber, la pérdida de personal debido a su traslado de Londres a Ámsterdam tras el Brexit y la aparición de la pandemia de COVID-19. La EMA introdujo la «regla 5-2» más de un año después para garantizar un flujo manejable de todas las solicitudes de acceso público a los documentos en su cola cronológica. La EMA declaró que estas dos prácticas se basan en los principios de proporcionalidad y equidad.
El Defensor del Pueblo señaló que el acceso del público a los documentos es un derecho fundamental y que, en virtud de la legislación aplicable, las instituciones de la UE están obligadas a tramitar todas las solicitudes lo antes posible.
La práctica actual de la EMA de colocar automáticamente determinadas categorías de solicitudes de acceso público en una cola cronológica, independientemente de que su gestión suponga una carga administrativa excesiva, no puede ser una buena administración. Tampoco está en consonancia con la legislación de la UE sobre el acceso del público a los documentos, en particular con su obligación de que las solicitudes de acceso se tramiten «pronto» y, en cualquier caso, dentro de los plazos establecidos en dicha legislación.
En cuanto a la segunda práctica, el Defensor del Pueblo no tiene conocimiento de ninguna disposición legal o jurisprudencia de la UE que permita a una institución limitar automática y unilateralmente el número de documentos cubiertos por una solicitud o el número de solicitudes que las personas pueden presentar en un momento dado. El Defensor del Pueblo consideró que la «regla 5-2» de la EMA es arbitraria y, por lo tanto, constituye una mala administración.
Dado que la EMA ya está tomando medidas proactivas para eliminar gradualmente la práctica de la cola cronológica, la Defensora del Pueblo se abstuvo de formular una recomendación en este caso y, en su lugar, pidió a la EMA que informara antes del 30 de marzo de 2024 sobre los progresos realizados. A continuación, la Defensora del Pueblo determinará si necesita ocuparse de estos asuntos por iniciativa propia.
“Conclusiones
Sobre la base de la investigación, el Defensor del Pueblo archiva este caso con las siguientes conclusiones:
La práctica de colocar automáticamente determinadas categorías de solicitudes de acceso público en una cola cronológica, independientemente de que su tramitación suponga una carga administrativa excesiva, no puede ser una buena administración.
La práctica de limitar el número de solicitudes que los solicitantes pueden presentar a cinco en la cola cronológica y el número de documentos a dos documentos por solicitud constituye una mala administración.
Dado que la EMA ya está tomando medidas proactivas para eliminar gradualmente la práctica de la cola cronológica, la Defensora del Pueblo se abstiene de formular una recomendación en este caso y, en su lugar, pide a la EMA que informe antes del 30 de marzo de 2024 sobre los progresos realizados. A continuación, la Defensora del Pueblo determinará si necesita ocuparse de estos asuntos por iniciativa propia.
Se informará al denunciante y a la EMA de esta decisión.
Emily O’Reilly Defensora del Pueblo Europeo
Estrasburgo, 13.12.2023”.