Informe sobre la reunión del Defensor del Pueblo Europeo con el Secretario General de la Comisión Europea
Fecha del documento: 8/05/2024. Publicado el 18/06/2024
Presentes:
Comisión Europea
Ilze Juhansone, Secretario General
Pascal Leardini, Secretario General Adjunto
Defensor del Pueblo Europeo
Emily O’Reilly, Defensora del Pueblo
Rosita Hickey, Directora de Consultas
Gundi Gadesmann, Jefe de gabinete
Markus Spoerer, Asesor político
Propósito de la reunión
El objetivo de la reunión fue discutir dos temas:
- Seguimiento del Informe Especial del Defensor del Pueblo al Parlamento sobre los retrasos de la Comisión en el acceso público a los documentos y la evolución de la situación.
- Compromiso de la Comisión con las recomendaciones y propuestas de solución del Defensor del Pueblo.
Contenido de la reunión
Presentación del equipo del Defensor del Pueblo
El Defensor del Pueblo dio la bienvenida a los representantes de la Comisión y destacó la importancia de participar de manera constructiva en cuestiones de interés mutuo. Su equipo hizo una breve presentación de los problemas.
Seguimiento del Informe Especial sobre retrasos en el acceso del público
El Informe Especial sobre los retrasos de la Comisión en la tramitación de las solicitudes de acceso público a los documentos fue aprobado por unanimidad por el Parlamento en marzo de 2024. Había pasado más de un año desde que el Defensor del Pueblo formuló recomendaciones instando a la Comisión a abordar el problema de los retrasos como una prioridad. Sin embargo, la situación parece haberse deteriorado. El número de investigaciones abiertas por el Defensor del Pueblo en casos retrasados fue cinco veces mayor en 2023 que en 2020. El Defensor del Pueblo abrió 72 investigaciones sobre retrasos de la Comisión en casos de acceso a documentos en 2023, lo que representa casi una quinta parte de todas las investigaciones.
Actualmente hay 37 investigaciones abiertas sobre esta cuestión, y casi la mitad de ellas han sufrido un retraso de más de seis meses después de que expirara el plazo legal de la Comisión para emitir una decisión confirmatoria. Muchos de estos casos se refieren a cuestiones importantes de importante interés público (RRF, migración, gestión de fronteras).
Se mencionaron tres ejemplos de investigaciones en las que la decisión confirmatoria de la Comisión se retrasa más de 20 meses.
La Defensora del Pueblo y su equipo sugirieron que:
- La Comisión debería considerar mejorar y simplificar sus procedimientos para tomar decisiones confirmatorias relativas a las solicitudes de acceso a documentos.
- La Comisión debería esforzarse por encontrar un mejor equilibrio entre los riesgos legales y de reputación y los recursos humanos invertidos en los casos en los que se producen grandes retrasos.
- Se informará al Secretario General de los casos en que se produzcan grandes retrasos.
- Se informe a los dirigentes políticos de la Comisión sobre esta cuestión, incluso mediante sesiones informativas preparadas para el próximo mandato.
Cumplimiento de las conclusiones del Defensor del Pueblo
La Defensora del Pueblo abordó la necesidad de que la Comisión colaborara con sus recomendaciones y propuestas de solución.
En algunos casos, parece haber renuencia por parte de la Comisión a revisar el caso siguiendo las recomendaciones y propuestas de solución del Defensor del Pueblo. El Defensor del Pueblo es un mecanismo de reparación, en general y específicamente en virtud del Reglamento 1049/2001, y las personas que acuden al Defensor del Pueblo esperan que, tras una investigación del Defensor del Pueblo, la Comisión esté dispuesta a modificar sus decisiones.
El equipo del Defensor del Pueblo presentó tres ejemplos recientes en los que la Comisión no había aceptado sus conclusiones.
Sugirieron que la Comisión adopte un enfoque más centrado en los ciudadanos y que se necesita un cambio cultural cuyo punto de partida sea que la administración acepte las conclusiones del Defensor del Pueblo y trabaje para implementarlas.
Discusión
Los representantes de la Comisión destacaron la buena cooperación entre el Defensor del Pueblo y la Comisión y confirmaron la importancia que la Comisión concede a la transparencia y al acceso a los documentos en general. Señalaron que la mayoría de las 7274 solicitudes iniciales recibidas por la Comisión en 2023 fueron respondidas dentro de los plazos.
En cuanto a los retrasos, señalaron que el acceso a los documentos es una cuestión importante para la Secretaría General y para la Comisión en su conjunto. Hay un número creciente de solicitudes relativas a un gran número de documentos, lo que genera un aumento de la carga de trabajo. También se refirieron a las mejoras de transparencia realizadas mediante la introducción del portal EASE.
Señalaron además que las solicitudes confirmatorias se realizan en menos del 10% de todos los casos de acceso a documentos. Puede resultar complicado equilibrar los diferentes intereses, especialmente cuando los documentos en cuestión proceden de terceros o se refieren a ellos.
Los representantes de la Comisión expresaron su voluntad de encontrar formas de mejorar la situación. Como primer paso, revisarán los casos que se encuentran actualmente ante la Defensoría del Pueblo, en los que hay un gran retraso en emitir la decisión confirmatoria. Se acordó que la Defensoría del Pueblo entregará al Secretario General una lista de estos casos (adjunta a este informe).
En cuanto al cumplimiento de las conclusiones del Defensor del Pueblo, los representantes de la Comisión confirmaron que las decisiones confirmatorias en casos de acceso a documentos normalmente no se anulan tras una investigación del Defensor del Pueblo. Esto se debe a que son adoptados por el Secretario General bajo delegación otorgada por el Colegio de Comisarios y, por lo tanto, son un acto jurídico sujeto a posibles acciones ante el Tribunal de Justicia de las Comunidades Europeas. Según los representantes de la Comisión, estas decisiones no pueden revocarse fácilmente. El Defensor del Pueblo instó a la Comisión a encontrar formas que le permitieran cumplir su función jurídica en virtud del Reglamento 1049/2001[1] y prometió hacer un seguimiento concreto de esta cuestión.
Conclusión de la reunión
Ambas partes coincidieron en que esta reunión había sido útil y que sería útil celebrar reuniones periódicas entre el Defensor del Pueblo y el Secretario General de la Comisión.
[1] A modo de ejemplo: en el asunto 1999/2022/SF, la Comisión adoptó una decisión confirmatoria concediendo acceso parcial a los cinco documentos en cuestión en la decisión confirmatoria. El Defensor del Pueblo presentó una propuesta de solución relativa a tres de los cinco documentos (en los otros dos documentos sólo se habían suprimido datos personales y la negativa de la Comisión estaba justificada).
Tras nuestra propuesta de solución, la Comisión concedió un acceso más amplio a dos de los tres documentos y proporcionó información adicional sobre el documento restante. La Comisión publicó los documentos sobre EASE.
En su respuesta a la propuesta de solución del Defensor del Pueblo, la Comisión concluyó: «La Comisión Europea ha revisado una vez más los documentos 13b y 13c sobre la base de los criterios establecidos anteriormente. Sobre la base de un examen cuidadoso de todos los intereses en juego y, en particular, de la propuesta para una solución por parte del Defensor del Pueblo Europeo y la reunión del 4 de mayo de 2023, la Comisión Europea concede por la presente un acceso más amplio a dichos documentos. Adjunta las versiones revisadas y redactadas de los documentos en cuestión, que también se publicarán en el Acceso electrónico a los documentos de la Comisión. (EASE) […]»