El 26 de enero, la Defensora del Pueblo Europeo, Emily O’Reilly, ha remitido a la Comisión Europea, la siguiente
“Recomendación
Sobre la base de la investigación de esta queja, el Defensor del Pueblo hace la siguiente recomendación a la Comisión:
La Comisión debe solicitar al gabinete de la presidenta que busque nuevamente los mensajes de texto relevantes, dejando en claro que la búsqueda no debe limitarse a los documentos registrados o documentos que cumplan con sus criterios de registro.
Si los mensajes de texto notificados existen y se identifican, la Comisión debe evaluar si se les puede conceder acceso público de conformidad con el Reglamento 1049/2001.
Se informará a la Comisión y al denunciante de esta recomendación. De conformidad con el artículo 4, apartado 2, del Estatuto del Defensor del Pueblo Europeo, la Comisión enviará un dictamen detallado a más tardar el 26 de abril de 2022”.
(Puede verse el Comunicado de Prensa de la Defensora del Pueblo del 28 de enero).
En abril de 2021, el New York Times publicó un artículo en el que informaba que el presidente de la Comisión y el director ejecutivo de una empresa farmacéutica habían intercambiado textos relacionados con la adquisición de vacunas contra el COVID-19. Esto llevó a un periodista a solicitar acceso público a mensajes de texto y otros documentos relacionados con el intercambio. La Comisión identificó tres documentos que se encontraban dentro del alcance de la solicitud: un correo electrónico, una carta y un comunicado de prensa, todos los cuales fueron publicados. El demandante se dirigió al Defensor del Pueblo porque la Comisión no había identificado ningún mensaje de texto.
En respuesta a la solicitud de acceso público de un periodista, la Comisión dijo que no se había llevado ningún registro de dichos mensajes, que estaban relacionados con la compra de vacunas contra el COVID-19.
La investigación del Defensor del Pueblo reveló que la Comisión no pidió explícitamente a la oficina personal de la presidenta (gabinete) que buscara mensajes de texto.
En cambio, le pidió a su gabinete que buscara documentos que cumplieran con los criterios internos de registro de la Comisión; actualmente no se considera que los mensajes de texto cumplan con estos criterios.
El Defensor del Pueblo consideró que esto equivalía a mala administración.
“La forma limitada en que se trató esta solicitud de acceso público significó que no se intentó identificar si existía algún mensaje de texto. Esto no cumple con las expectativas razonables de transparencia y estándares administrativos en la Comisión”, dijo Emily O’Reilly.
“No es necesario grabar todos los mensajes de texto, pero los mensajes de texto claramente están sujetos a la ley de transparencia de la UE y, por lo tanto, los mensajes de texto relevantes deben grabarse. No es creíble afirmar lo contrario”.
“Cuando se trata del derecho de acceso público a los documentos de la UE, lo que importa es el contenido del documento y no el dispositivo o la forma. Si los mensajes de texto se refieren a políticas y decisiones de la UE, deben tratarse como documentos de la UE. La administración de la UE necesita actualizar sus prácticas de registro de documentos para reflejar esta realidad”.
“El acceso a los documentos de la UE es un derecho fundamental. Si bien este es un tema complejo por muchas razones, las prácticas administrativas de la UE deberían evolucionar y crecer con los tiempos en que vivimos y los métodos modernos que utilizamos para comunicarnos”, dijo el Defensor del Pueblo.
El Defensor del Pueblo solicitó a la Comisión que solicitara a la oficina personal de la Presidenta de la Comisión que buscara de nuevo los mensajes de texto pertinentes. Si se identifican mensajes de texto, la Comisión debe evaluar si cumplen los criterios, según la ley de acceso a los documentos de la UE, para ser publicados.
Puede leerse en la Recomendación:
- Para el Defensor del Pueblo, está claro que los mensajes de texto entran en el ámbito de aplicación de la ley de la UE sobre el acceso del público a los documentos (Reglamento 1049/2001) [5]. De acuerdo con el Reglamento, un documento es: “cualquier contenido, cualquiera que sea su soporte (escrito en papel o almacenado en formato electrónico o en forma de grabación sonora, visual o audiovisual) relativo a un asunto relacionado con las políticas, actividades y decisiones que sean de competencia de la institución de responsabilidad”. [6]
- Es igualmente claro que el Reglamento 1049/2001 se aplica a todos los documentos en poder de una institución de la UE, es decir, «documentos redactados o recibidos por ella y en su posesión, en todos los ámbitos de actividad de la Unión Europea» . [7]
- Esta redacción deja claro que el elemento decisivo de un documento no es su soporte. Tampoco es relevante si un documento ha sido registrado en el sistema de gestión de documentos de la institución. Lo que importa es el contenido del documento y si se relaciona o no con las “políticas, actividades y decisiones” de las que es responsable la institución. En cuanto a la existencia de contenido, los tribunales de la UE han determinado que la definición de documento, a los efectos del Reglamento 1049/2001, se basa esencialmente en el contenido que puede ser ‘ guardado, copiado o consultado después de haber sido generado ‘. [8]. Por lo tanto, los mensajes de texto constituyen documentos y el público puede solicitar acceso a ellos, si se refieren al trabajo de la institución y si la institución los posee. [9]
- El hecho de que los mensajes de texto se registren posteriormente en el sistema de gestión de documentos de la institución de que se trate es, desde el punto de vista jurídico, irrelevante a efectos de la definición de «documento» con arreglo al Reglamento 1049/2001. El registro de un documento es una consecuenciade la existencia de un documento y no un requisito previo para su existencia.
- La cuestión de si los mensajes de texto deben registrarse es importante, y la Defensora del Pueblo está abordando en su iniciativa estratégica en curso (SI/4/2021/MIG) sobre cómo las instituciones, organismos y agencias de la UE registran los mensajes de texto e instantáneos enviados/recibidos por los miembros del personal en su capacidad profesional. [10]El registro de información en el sistema de gestión de documentos de la institución facilita en gran medida el acceso público a los documentos al facilitar a las instituciones la búsqueda e identificación de documentos. La jurisprudencia de la UE ha reconocido que las instituciones de la UE tienen el deber de elaborar y conservar la documentación relativa a sus actividades, y hacerlo en la medida de lo posible y de manera no arbitraria y predecible. [11]
- Sin embargo, en el presente caso no se trata de si los mensajes de texto en cuestión debieron ser o fueron grabados. Más bien, el caso se refiere a si los mensajes se refieren al trabajo de la Comisión y si los tiene, la Comisión debería haber otorgado acceso público a ellos. La forma en que la Comisión abordó este asunto no permitió responder a esas preguntas. El Defensor del Pueblo considera que esto constituyó mala administración por las razones expuestas a continuación.
- La solicitud de acceso del denunciante dejaba claro que estaba solicitando acceso público a los intercambios entre el presidente de la Comisión y el director general de la empresa farmacéutica. Se refirió a un artículo de prensa basado en una entrevista con la Presidenta de la Comisión en la que se dice que ella dijo que se produjeron los intercambios en cuestión. Los intercambios se dieron en el marco de las negociaciones de un contrato para la adquisición de vacunas que luego fue concluido.
- Si los mensajes de texto formaban parte de un procedimiento formal o si comprometían a la Comisión de alguna manera puede influir en si deberían haber sido registrados o no en el sistema de gestión de documentos de la Comisión, pero no influye en si entran dentro del alcance de las reglas de acceso público.
- En su solicitud al gabinete de la Presidenta de documentos que caen dentro del alcance de la solicitud de acceso público del reclamante, la Comisión solicitó documentos que cumplan únicamente con sus criterios de registro interno. El gabinete de la presidenta luego confirmó que no existen tales documentos adicionales. A pesar de la solicitud explícita del denunciante de acceso público a los «mensajes de texto», la Comisión no aclaró si esos documentos existían realmente. En cambio, solicitó solo los documentos que el gabinete consideró que cumplían con los criterios de registro. Como tal, no se evaluó si existían otros documentos y si debían divulgarse de conformidad con el Reglamento 1049/2001[12] .
[5] El Defensor del Pueblo toma nota de una respuesta reciente de la Comisión a una pregunta parlamentaria, que los mensajes de texto no están cubiertos por las normas de la UE sobre el acceso público a los documentos (Reglamento 1049/2001). Ver: https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/P-9-2021-005139-ASW_EN.html . Por las razones expuestas en esta recomendación, el Defensor del Pueblo no comparte esta interpretación de la ley.
[6] Artículo 3(a) del Reglamento 1049/2001 (énfasis añadido).
[7] De conformidad con el artículo 2, apartado 3, del Reglamento 1049/2001.
[8] Sentencia del Tribunal General de 22 de febrero de 2015, Breyer/Comisión , T-188/12, apartado 42: https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=162573&pageIndex= 0&doclang=en&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=165954 .
[9] La Agencia Europea de la Guardia Costera y de Fronteras (Frontex) ha divulgado recientemente dichos mensajes tras una solicitud de acceso público a los documentos en virtud del Reglamento 1049/2001: https://fragdenstaat.de/anfrage/whatsapp-nachrichten-an-die- libysche-kustenwache/ .
[10] Iniciativa estratégica SI/4/2021/MIG sobre cómo las instituciones, órganos y organismos de la UE registran los mensajes instantáneos y de texto enviados/recibidos por los miembros del personal en su capacidad profesional: https://www.ombudsman.europa.eu/ es/case/es/59322 .
[11] Véase la sentencia del Tribunal de Primera Instancia de 26 de abril de 2007, WWF/Consejo de la UE , apartado 61:
[12] La evaluación de la Defensoría en los párrafos 19-23 de su decisión en el caso 1050/2018/DL es relevante en este contexto. Véase: https://www.ombudsman.europa.eu/da/decision/en/127386 .