Buenas tardes y muchas gracias por invitarme hoy.
Permítanme comenzar rindiendo homenaje al pueblo de Ucrania en este momento y reconocer el sufrimiento inimaginable que están experimentando. Ni los jóvenes ni los viejos, los sanos o los enfermos, se han librado del salvajismo del asalto ruso y todos los días somos testigos de escenas que creíamos haber consignado hace mucho tiempo a la historia.
Me complace que la Comisaria de Derechos Humanos de Ucrania, la Sra. Lyudmyla Denisova, haya aceptado mi invitación para hablar en la conferencia anual de la Red Europea de Defensores del Pueblo que tendrá lugar en Estrasburgo la próxima semana.
Hoy estoy aquí para debatir un tema relacionado con la defensa de los ideales democráticos europeos y, por tanto, con la defensa de la credibilidad y la legitimidad de la UE ante los ojos de sus ciudadanos: la transparencia y, en particular, el acceso público a los documentos de la UE. El acceso por sí solo no es una panacea para los desafíos que enfrentamos actualmente, pero está reconocido en los Tratados de la UE como el medio por el cual los ciudadanos pueden ejercer su derecho a participar en la vida democrática de la Unión. En un momento en que a tantas personas en todo el mundo se les niega ese mismo derecho, podemos ver su importancia en la arquitectura de esa vida democrática de la UE.
El primer tratado que mencionó el derecho público al acceso a los documentos fue el Tratado de Maastricht en 1992. El mismo Tratado también estableció la ciudadanía de la UE y la oficina del Defensor del Pueblo Europeo.
En 2001, los colegisladores adoptaron el Reglamento de Acceso 1049, que permite a los ciudadanos que no han logrado acceder a los documentos presentar una queja ante el Defensor del Pueblo.
Cada año, alrededor de una cuarta parte de las consultas de mi Oficina se relacionan con la transparencia de la UE y el acceso a los documentos.
Las quejas tienden a caer en una de las siguientes categorías:
- La cuestión de si algo es un documento,
- excepciones al acceso a los documentos, y
- cuestiones de procedimiento, en particular el retraso en el acceso.
Primero, la definición de un documento.
Dos décadas después de la entrada en vigor de la 1049, la forma en que nos comunicamos tanto a nivel personal como, cada vez más, a nivel profesional ha sufrido un cambio radical. Cuando pensamos en documentos hoy en día, rara vez pensamos en hojas de papel y carpetas.
Ahora se utilizan nuevos canales de comunicación en el proceso de formulación e implementación de políticas, incluidos los mensajes instantáneos y las redes sociales.
Mis consultas muestran que las instituciones están lidiando con la forma de aplicar sus obligaciones de registrar y divulgar documentos a las nuevas tecnologías. Durante las negociaciones sobre la adquisición de la vacuna COVID-19, se informó que se realizaron intercambios entre el Presidente de la Comisión y las empresas farmacéuticas a través de servicios de mensajería instantánea. Mi Oficina está examinando una denuncia sobre este asunto luego de que se le dijera a un periodista que no existían registros porque tales mensajes son “efímeros” por definición.
Sin embargo, el Reglamento considera que “cualquier contenido, cualquiera que sea su soporte” es un documento, siempre que se refiera al trabajo de las instituciones. Esta definición permite nuevas formas de comunicación y es independiente de los cambios tecnológicos.
Si bien esto suena muy claro, a menudo surgen preguntas prácticas. La regulación se aplica a los documentos «en poder» de la institución, pero ¿qué sucede si los documentos se mantienen en un servidor de datos basado en la nube que pertenece a una empresa multinacional privada?
¿Qué significa cuando las instituciones se refieren a que algo es “de corta duración”?
¿Cómo registran y retienen las instituciones las nuevas formas de comunicación?
¿Cómo pueden proporcionar acceso a ellos sin grandes costos administrativos?
La administración de la UE tiene que desarrollar soluciones legales y técnicas para mantenerse al día con estos desarrollos.
Hace poco pedí a las instituciones de la UE que me informaran qué medidas tienen para documentar los mensajes de texto e instantáneos relacionados con el trabajo. El objetivo es elaborar una lista de buenas prácticas para ayudar a orientar a la administración de la UE sobre el tema.
En segundo lugar, permítanme hablar sobre las excepciones al acceso público.
El derecho de acceso a los documentos tiene límites: las instituciones pueden denegar el acceso a ciertos documentos para proteger importantes intereses públicos, datos personales, intereses comerciales, investigaciones en curso y el proceso de toma de decisiones.
El Tribunal de Justicia ha producido un extenso cuerpo de jurisprudencia para interpretar estas excepciones que debe tenerse en cuenta para comprender su alcance.
También debemos tener en cuenta el hecho de que el acceso a los documentos de la UE es un derecho, la opción predeterminada y, por lo tanto, denegar el acceso debe seguir siendo un evento excepcional.
Cuando existe un fuerte interés público en acceder a ciertos documentos, como durante el proceso legislativo, estas excepciones deben aplicarse de manera aún más limitada.
He examinado esta cuestión en varias de mis investigaciones. Uno de los resultados es que el Parlamento, el Consejo y la Comisión se han comprometido a establecer una “base de datos legislativa conjunta” pública que contendrá, en particular, los documentos intercambiados durante el proceso del diálogo tripartito.
Tercero, plazos y demoras.
El Reglamento de Acceso exige que las instituciones respondan a las solicitudes de acceso a los documentos en un plazo de 15 días hábiles.
Este plazo refleja el hecho de que muchas solicitudes de acceso a documentos son urgentes. Los periodistas, por ejemplo, no pueden esperar meses o años hasta recibir acceso a un documento, necesitan un acceso rápido. Del mismo modo investigadores que trabajan en áreas importantes de interés público. El acceso retrasado es efectivamente acceso denegado.
Reconociendo esta necesidad de rapidez, mi Oficina instituyó un procedimiento acelerado en virtud del cual tratamos de resolver las quejas de acceso con la administración de la UE en un plazo de 40 días hábiles, y me complace que las instituciones hayan cooperado.
A raíz de una serie de quejas, recientemente inicié una investigación por iniciativa propia sobre el alcance de los retrasos de la Comisión en responder a las solicitudes iniciales de acceso.
Todas las instituciones deben esforzarse más para evitar estos retrasos. Es necesario agilizar los procesos y asignar los recursos adecuados para la tramitación de las solicitudes. Al reflexionar sobre la respuesta de la UE a la crisis del Covid, tomé nota de cuán rápido se pueden hacer las cosas y cuántas barreras burocráticas se pueden eliminar cuando hay voluntad de hacerlo y eso creo que es clave cuando se trata de acceder a documentos.
Parece que en los últimos tiempos las instituciones están aumentando su aceptación de mis recomendaciones. En una serie de casos de acceso público, las instituciones y agencias de la UE ahora han otorgado un acceso público más amplio a los documentos siguiendo mis recomendaciones, a pesar de que inicialmente se negaron a hacerlo. Por ejemplo, la Comisión Europea entregó más documentos con respecto a la adquisición de máscaras faciales al comienzo de la crisis de COVID-19, los registros de votación en la Autoridad Bancaria Europea ahora se están publicando y la guía autorizada sobre el RGPD emitida por la Junta Protección de Datos Europea se publicó.
Finalmente, ¿cuál es el futuro del Reglamento de Acceso?
Hace ya casi 15 años que se intenta reformar el Reglamento. En 2008, la Comisión presentó su primera propuesta de reforma. En una conferencia que organicé a finales del año pasado, la Vicepresidenta de la Comisión, Jourová, declaró que está lista para hacer su parte y lanzar un nuevo proceso de revisión. La Comisión, como saben, propuso retirar los dos expedientes que componen el antiguo intento de revisión, pero el Parlamento se opuso a esta retirada. Por lo tanto, parece que el Parlamento tiene la clave de lo que sucederá a continuación, mientras que, por supuesto, lo que suceda en última instancia también depende del Consejo.
Puede haber una ventana de oportunidad dadas las próximas Presidencias del Consejo. Pero esa es una decisión para ustedes como legisladores.
En un mundo de desinformación, noticias falsas y la creciente manipulación de las instituciones democráticas mediante el uso de herramientas de comunicación que ni siquiera se inventaron cuando se estableció la 1049, la falta de modernización del régimen de transparencia de la UE parece estar fuera de sintonía con la marcha de la historia.
El alcance del Reglamento, sugeriría respetuosamente, debería ser amplio, las excepciones al acceso público deberían ser limitadas y la ley debería reflejar la realidad moderna de cómo nos comunicamos.
Si los legisladores no desean revisar el Reglamento en este momento, entonces quizás la Comisión podría considerar emitir una Comunicación sobre el tema para permitir que el Parlamento y el Consejo lo debatan y adopten una posición general antes de una posible revisión futura.
Espero escuchar sus ideas, y mi Oficina siempre está disponible para proporcionar información técnica sobre el tema, en caso de que la necesite.
Gracias.